Ob Korrespondenzen oder E-Mails zu einer Adresse, Datenblätter zu einem Artikel oder
Belegbezogene Dokumente zu einem Vorgang: Mit der Aktenfunktion ist es möglich direkt aus dem jeweiligen Datensatz des ERP Systems Dokumente abzulegen und zu recherchieren. Die jeweils nötigen Dokumentenschlagwörter tauschen BüroWARE/WEBWARE und inoxisionARCHIVE
automatisch aus. Die Aktenfunktion gibt es bereits im Standard für die Bereiche: Adressen, Belege, Artikel, Projekte, Chargen, Seriennummern, Vertreter/Personal sowie Personenkonten und Buchungen.

Ob Ausgangsrechnungen, Mahnungen oder andere im ERP erstellte Belege: Mit inoxisionARCHIVE werden diese Dokumente originalgetreu und Revisionssicher aufbewahrt. Der Ablageprozess inkl. der Schlagwortübergabe erfolgt automatisch.

Wer Eingangsrechnungen auf Warenwirtschaftsebene erfasst oder diese mit den Bestellungen bzw. Eingangslieferungen abgleicht erhält mit der Eingangsrechnungsprüfung das optimale Werkzeug: Zu den in inoxisionARCHIVE neu abgelegten Eingangsrechnungen wird der passende ERP-Beleg gesucht bzw. kann manuell zugeordnet werden – beide Dokumente, also der per Papier oder E-Mail eingegangene Beleg sowie der ERP Beleg, werden nebeneinander dargestellt – Mengen oder Frachtkosten können nacherfasst werden – im Anschluss wird der warenwirtschaftliche Eingangsrechnungsbeleg erzeugt und das archivierte Dokument als verbucht gekennzeichnet. Enthält eine per E-Mail eingegangene Rechnung ZUGFeRD Informationen, wird dieser Prozess noch weiter automatisiert: In diesem Fall werden die gelieferten Artikel und Mengen automatisiert abgeglichen.

Die Buchungsgenerierung unterstützt die Erfassung einer Eingangsrechnung in der
Finanzbuchhaltung signifikant: In diesem Modul kommen archivierte und freigegebene
Eingangsrechnungen an, unabhängig ob diese in Papierform oder per E-Mail eingegangen sind – Aus den Dokumentenschlagwörtern sowie den bisher verwendeten Gegenkonten wird der Buchungssatz vorgeschlagen – im Anschluss wird der Buchungssatz erzeugt und das Dokument als verbucht gekennzeichnet.

Ob unterzeichnete Lieferscheine, ausgefüllte Reklmationsformulare oder gezeichnete Verträge – Die Rückläuferbelegfunktion erkennt in BüroWARE/WEBWARE erstellte Dokumente automatisch wieder und ordnet diese dem jeweiligen Vorgang automatisch zu. Über vorfallbezogene Module ist es dann möglich diese rückläufigen Dokumente teilautomatisiert zu bearbeiten, also bspw. aufgrund der rückläufigen Lieferscheine die Fakturation anzustoßen oder auf Basis eines Reklamationsformulars den entsprechenden Vorgang zu erzeugen.