Ob motiviert durch die Forderung der GoBD nach einer Verfahrensdokumentation, oder einfach schon deshalb weil es intern hilfreich ist: Die Hinterlegung einer Verfahrensbeschreibung beim jeweiligen Programmmodol bzw. der jeweiligen Eingabemaske ist etwas durchaus sinnvolles.
In der Praxis geht es also darum, bspw. für die "Artikelstammdatenmaske" zu dokumentieren, welche Dinge, speziell in Ihrem Unternehmen bei der Anlage eines neuen Artikels zu beachten sind. Viele Unternehmen dokumentieren dies in einem internen kleinen Handbuch - BüroWARE/WEBWARE bieten aber auch die Möglichkeit dies direkt im ERP System zu hinterlegen
• Hinweise und Dokumente unmittelbar bei Funktionen, Masken und Tabellen zuordnen
• Dokumente direkt während der Arbeit in der Softwarelösung erstellen
• Grafiken, Links und Videos einbetten oder verknüpfen
• Verwaltung von Kategorien in mehreren Ebenen
• Freie Dokumente ohne Zuordnung hinzufügen
• Verfügbare Informationen und Dokumente passend zum aktuellen Vorgang in der Software anzeigen
Verknüpfte Dokumente anlegen
Anwendung
Mit der Taste [F1] erhalten Sie nicht mehr nur die direkte Hilfefunktion sondern ein Menü, in welchem auch die
Verfahrensdokumentation aufgeführt ist.
Der Anwender erhält auf diesem Weg immer alle zum jeweiligen Bereich zugehörigen Informationen, bzw. direkt hier ist es auch möglich einen neuen Eintrag zum jeweiligen Modul/Maske vorzunehmen. In der Praxis ist dabei eine Aufteilung in kleinere Einheiten mit aussagefähiger Überschrift wahrscheinlich sinnvoller als sehr umfangreiche Dokumente.
Blick auf die gesetzliche Seite
In jedem Unternehmen, welches eine elektronische Datenverarbeitung einsetzt muss eine Verfahrensdokumentation vorliegen. Ohne diese Verfahrensdokumentation kann bei einer Prüfung
unter Umständen die Bestätigung, dass die eingesetzten Verfahren der GoDB entsprechen, verweigert werden.
Die Inhalte einer Verfahrensdokumentation sind natürlich weitreichender als die o.g. Unternehmensbezogenen Anwendungshinweise innerhalb des ERP Systems, da es hier natürlich auch im Prozesse, Zuständigkeiten uvm. geht. Durch die Möglichkeit der Hinterlegung direkt im ERP Systems wird jedoch dieser Erstellung und Pfelge dieses Teils vereinfacht und ist für jeden Bediener direkt und Situationsbezogen einsehbar.
