Im folgenden Bereich A möchten wir Ihnen aufzeigen, wie die Anlage des neuen „Mehrwertsteuerzeitraums“ funktioniert. Im Bereich B sind allg. Tipps und Hinweise vermerkt sowie im Bereich C Unternehmensspezifische Besonderheiten, auf die Sie ggf. achten sollten.
Bei allem gilt: Wenn Sie Unterstützung benötigen stehen wir Ihnen über die bekannten Wege zur Verfügung – Bitte melden Sie sich.
Vorab: Bitte löschen Sie keine bestehenden Zeitscheiben/Steuerzeiträume. Die Buchungen in diesen Zeiträumen müssen ja nach wie vor dem dem damals gültigen Einstellungen verbucht bleiben.
A Einstellung neuer Steuersätze in BüroWARE (WEBWARE) / Kurzbeschreibung
Prinzip:
- Unabhängig ob mit der BüroWARE internen oder einer ext. Fibu gearbeitet wird, der Steuersatz ist im sog. Steuerschlüssel hinterlegt. Dort ist es möglich bereits im Vorfeld einen neuen Steuersatz einzutragen, der dann ab dem entsprechenden Monat gilt.
- Die im Beleg ausgewiesene Steuer orientiert sich dann an dem im Steuerschlüssel zum jeweiligen Datum (Leistungsdatum) hinterlegten Steuersatz.
- Die Einkaufs- und Erlöskonten (ebenso wie Skontokonten sowie das eigentliche Steuerkonto) sind je Steuersatz nötig.
- Bei welcher Warengruppe bzw. Artikel in welchem Geschäftsvorfall (bspw. Einkauf Inland, Verkauf Inland) welches Sachkonto mit welchem Steuerschlüssel verwendet werden soll, ist in den sog. Kontenzuordnungstabellen einstellbar. Auch dort ist es möglich mehrere Zeitscheiben zu erfassen. So kann man auch hier bereits heute einstellen, dass ab dem 01.01.2021 ein anderes Erlös/WE-Konto verwendet wird.
- Hinweis: In bestimmten Anwendungsfällen wird nicht mit mehreren Steuersätzen innerhalb des Steuerschlüssels gearbeitet, sondern mit unterschiedlichen Steuerschlüsseln. Hier ist es wichtig in der neuen Zeitscheibe der Kontenzuordnung den jeweils zu verwendenden Steuerschlüssel zu hinterlegen.
ToDo: Neuen Steuersatz im Steuerschlüssel hinterlegen (Basisdaten/Firmenstamm)
ToDo: Neue Zeitscheibe in den Kontenzuordnungstabellen hinterlegen (Basisdaten/Firmenstamm)
Hinweis: Diese Beschreibung bezieht sich auf die Version 5.58 bzw. 6.0, die bei den meisten von Ihnen im Einsatz ist. In den Vorgängerversionen zeigt sich die Einstellung ggf. leicht abweichend. In sehr alten Versionen muss u.U. eine andere Variante (abw. Steuerschlüssel) genutzt werden. Zwar ist dies aufwändiger, aber dennoch möglich. Im Zweifel sprechen Sie uns bitte an.
B Tipps zur Handhabung
Vermeiden Sie eine monatsübergreifende Abrechnung von Leistungen: Gerade beim nächsten Monatswechsel sollte man wenn irgend möglich im Dezember erbrachte Leistungen auch noch mit Rechnungsdatum Dezember abrechnen. (Bitte erstellen Sie keinesfalls ohne Rücksprache eine Sammelrechnung mit Positionen aus beiden Steuerzeiträumen.) BüroWARE beachtet zwar selbstverständlich das Buchungs- oder Liefertermin und fakturiert mit dem zum Leistungszeitpunkt gültigen Mehrwertsteuersatz, wir beobachten es aber häufig, dass Buchungs- oder Lieferdatum keine große Aufmerksamkeit erfahren und deshalb oft schlichtweg falsch sind. Sofern die Einstellungen bei Ihnen nicht gezielt abweichend anders eingestellt wurden, wird bei den Belegpositionen das Buchungsdatum herangezogen, sollte dieses nicht gefüllt sein wird das Positionslieferdatum bzw. wenn auch dieses nicht gefüllt ist das Lieferdatum des Belegkopfs bzw. in letzter Instanz das Belegdatum verwendet. Für die Belegnebenkosten gilt das im Belegkopf hinterlegte Liefertermin (bzw. Belegdatum).
Vermeiden Sie Belegduplikationen: Oft wird ein historischer Beleg als Vorlage für bspw. einen neuen Auftrag verwendet und dupliziert. Schon im Regelfall raten wir davon ab. In der aktuellen Situation sollte man auf jeden Fall darauf verzichten. Schnell wird hier nach der Duplikation die Anpassung des Liefertermins vergessen und wenn dieser im anderen Steuerzeitraum liegt in Folge richtigerweise die falsche Steuer ausgewiesen.
Vorsicht bei Gutschriften: Auch bei Gutschriften orientiert sich die Mehrwertsteuer am Leistungsdatum. Wird also im Januar eine Lieferung aus dem Dezember gutgeschrieben fallen 16% MwSt. an, obwohl das Datum der Gutschrift im neuen Steuerzeitraum liegt. BüroWARE ist hierfür vorbereitet und schaut auch bei Gutschriften auf das Buchungsdatum oder Liefertermin der Belegposition bzw. im Zweifel Belegkopf.
C Unternehmensspezifische Besonderheiten
Unternehmensspezifische Prozesse, auf die Sie ggf. achten sollten (Auszug):
- Monatsübergreifende Abrechnung (Rechnungsdatum abw. Monat zu Lieferdatum)
- Gutschriften/Reklamationsverwaltung (Rückgabezeitpunkt abw. Monat Rechnungsdatum)
- Erhaltene Anzahlungen (wenn mit Umsatzsteuer)
Installationsspezifische Besonderheiten, auf die Sie ggf. achten sollten (Beispiele):
- Schnittstelle ext. Fibu
- Schnittstelle zum Steuerberater (bspw. Datev / Stimmen Sie sich mit Ihrem Steuerberater ab)
- Schnittstelle zu weiteren ext. Systemen (Kassen, Webshops, bzw. Portale)
